Wissenswertes zum Geschäftsbrief - Aufbau und Tipps


Ein Geschäftsbrief ist ein Dokument, das bestimmte formale und inhaltliche Auflagen erfüllen muss. Für einen guten Eindruck sorgt die Wahl des passenden Papiers.

Ein offizieller Brief, der sich an Kunden und Geschäftspartner richtet, zählt zu den Geschäftsbriefen. Dabei handelt es sich um Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Quittungen. Bestimmte Angaben zur Firma müssen zwingend enthalten sein. Als Briefpapier eignet sich ein Papier, das mindestens eine mittlere Stärke haben sollte. Wählen Sie ein Geschäftspapier und gestalten Sie eine Briefpapier Vorlage passend zu Ihrem Unternehmen, Ihren Produkten und Ihren Dienstleistungen.









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Was ist ein Geschäftsbrief? Was nicht?

Bei einem Geschäftsbrief handelt es sich immer um ein Schreiben, das an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist. Der Geschäftsbrief ist ein offizieller Brief. Es gelten gesetzliche Vorschriften, welche Angaben Geschäftsbriefe unbedingt enthalten müssen. Die Bezeichnung "Brief" kann irreführend sein, denn zu den Geschäftsbriefen zählen auch Faxe, E-Mails und Postkarten, wenn die schriftliche Kommunikation einem geschäftlichen Zweck dient. Dafür brauchen Sie keine Briefpapier Vorlage, die Angaben über Ihr Unternehmen müssen aber trotzdem enthalten sein.

Als Geschäftsbriefe gelten:

  • Angebote
  • Anfragebestätigungen
  • Auftragsbestätigungen
  • Quittungen
  • Rechnungen
  • Preislisten

Wenn ein Schreiben den Zweck verfolgt, dass ein erster schriftlicher Kontakt zwischen zwei Geschäftspartnern hergestellt wird, handelt es sich ebenfalls um einen Geschäftsbrief.

Nicht als Geschäftsbriefe gelten:

Ausgenommen sind alle Briefe oder sonstigen Schriftstücke, die sich nicht an einen bestimmten Empfänger richten. Das sind unter anderem:

  • Empfangsscheine und Abholbenachrichtigungen, die nicht an einen speziellen Personenkreis gerichtet sind
  • Werbeschriften aller Art
  • Grußkarten
  • Hinweise auf Firmenereignisse wie Jubiläen, Schließungen oder Neueröffnungen
  • unverbindlicher Schriftverkehr mit Kunden
  • Postwurfsendungen

Der firmeninterne Schriftverkehr gehört nicht zu den Geschäftsbriefen, hier sind also keine Formalien zu beachten.



Welche Pflichtangaben muss ein Geschäftsbrief enthalten?

Abhängig von der Rechtsform gelten unterschiedliche Vorschriften. Wenn Sie Ihr Geschäftspapier mit Briefkopf und Fußzeile drucken lassen, sind diese Angaben ebenso wichtig wie bei einem Geschäftsbrief, bei dem Sie leeres Papier verwenden und die Angaben jeweils mit dem sonstigen Inhalt ausdrucken. Die Briefpapier Vorlage entwerfen Sie entsprechend den Vorschriften.

Die gesetzlichen Grundlagen sind im Handelsgesetz, Aktiengesetz, GmbH-Gesetz und in der Gewerbeordnung festgelegt. Man unterscheidet dabei Unternehmen, die von einer Einzelperson oder als Gesellschaft des bürgerlichen Rechts geführt werden, und Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind.


Im Handelsregister stehen

  • Einzelkaufleute
  • Offene Handelsgesellschaft (oHG)
  • Kommanditgesellschaft (KG)
  • Aktiengesellschaft (AG)
  • Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Auch Sonderformen wie die GmbH & Co. KG oder die KG a.A. (Kommanditgesellschaft auf Aktien) sind im Handelsregister verzeichnet. Bei allen im Handelsregister eingetragenen Unternehmen oder Einzelkaufleuten muss die Briefpapier Vorlage folgende Angaben enthalten:

  • vollständiger Firmenname mit Rechtsformzusatz, exakt im gleichen Wortlaut wie der Registereintrag
  • Ort der Niederlassung des Unternehmens
  • das zuständige Registergericht
  • die Nummer, unter der das Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist

Bei Aktiengesellschaften und GmbHs müssen die Vorstandsmitglieder, der Vorstandsvorsitzende, die Gesellschafter und eventuell Aufsichtsratsvorsitzende, Beiratsvorsitzende und Verwaltungsratsvorsitzende mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen genannt werden.


Pflichtangaben für Einzelunternehmer, Kleingewerbetreibende und Gesellschaften des bürgerlichen Rechts (GbR)

Einzelunternehmer, die nicht als Kaufmann oder Kauffrau im Handelsregister stehen, sowie Gewerbetreibende und Personen, die miteinander eine GbR führen, müssen ebenfalls bestimmte Auflagen beachten. Die GbR ist auch als BGB-Gesellschaft bekannt.

Die Briefpapier Vorlage muss folgende Angaben beinhalten:

  • Vorname und Familienname des Unternehmers
  • ladungsfähige Anschrift
  • der Firmenname ist nicht verpflichtend, aber sinnvoll

Die gesetzlichen Grundlagen sind vielfältig, dazu gehören das Umsatzsteuergesetz, das Bundesgesetz gegen den unlauteren Wettbewerb, das Telemediengesetz und die Gewerbeordnung. Bei der Briefpapier Vorlage für die GbR müssen alle Gesellschafter aufgeführt werden.


Pflichtangaben für Rechnungen

Für Rechnungen gilt das Umsatzsteuergesetz (UStG), und zwar die Paragraphen 14 Abs. 4 und 14a Abs. 5. Folgende Angaben muss eine Rechnung enthalten:

  • vollständiger Name und Anschrift des Unternehmers, der die Leistung erbringt
  • vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Rechnungsdatum
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
  • Art und Menge der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der erbrachten Leistung
  • Aufschlüsselung des Entgelts nach Steuersätzen und -befreiungen
  • im Voraus vereinbarte Preisminderungen
  • Rechnungsbetrag und der Steuerbetrag, der dafür fällig wird

Die Angabe des Zahlungsziels ist nicht verpflichtend, aber üblich.



Wie ist ein Normbrief aufgebaut?

Für die Briefgestaltung gibt es einen allgemein gültigen Standard. Dieser Standard ist keine zwingende Verpflichtung, sondern hat sich als gängige Form durchgesetzt. Der sogenannte Normbrief hat immer den gleichen Aufbau. Beim Geschäftsbrief ist der Aufbau in der DIN 5008 festgelegt. Die Beachtung der DIN 5008 und der Regeln erleichtert die schriftliche Kommunikation aller am Geschäftsleben beteiligten Personen.


So sieht die Brief Vorlage für den Geschäftsbrief aus

Der Briefkopf befindet sich links oben. In diesem Feld steht die Absenderangabe, außerdem ist dort Platz für Zusatzangaben und Vermerke. Darunter steht die Adresse des Empfängers. Die Anschrift wird ohne Leerzeilen geschrieben. Beachten Sie bei der Briefpapier Vorlage für den Geschäftsbrief die korrekten Abkürzungen für eventuelle Titel, zum Beispiel Dr. oder Mag.; die Postleitzahl wird zusammenhängend geschrieben, zwischen der PLZ und der Stadt ist ein Leerzeichen vorgesehen. Wenn der Geschäftsbrief ins Ausland verschickt wird, verzichten Sie auf das Länderkürzel, sondern schreiben Sie das Land unter die Stadt.

Auf der rechten Seite der Briefpapier Vorlage kann Ihr Firmenlogo eingedruckt sein. Unter dem Logo stehen rechts Ihre Kontaktdaten:

  • Ihr Gesprächspartner: Vorname, Name
  • Abteilung: xy
  • Leerzeile
  • Telefon:
  • Telefax:
  • E-Mail:
  • Datum:

Unter Umständen können Sie an dieser Stelle im Geschäftsbrief auch Nummern platzieren, etwa Rechnungsnummer oder Auftragsbestätigungsnummer.

Die Betreffzeile gibt auf einen Blick Aufschluss darüber, worum es in dem Geschäftsbrief geht. Das Wort "Betreff" kommt nicht vor, stattdessen kennzeichnen Sie die Betreffzeile durch eine größere Schrift oder Fettdruck.

Der Textbereich beginnt mit der korrekten Anrede des Geschäftspartners oder Kunden. Wenn Sie keinen Namen kennen, schreiben Sie "Sehr geehrte Damen und Herren". Erlaubt sind beim Geschäftsbrief auch formlosere Ansprachen, wenn dies zu Ihrer Zielgruppe passt. Was jedoch nicht geht, sind hilflose Formulierungen wie "Sehr geehrte Frau/Herr" (ohne Namen, das wirkt einfach unüberlegt und respektlos). Besser ist dann wirklich ein zwangloses "Hallo!"

Achten Sie im Text auf Absätze, die Sie jeweils mit einer Leerzeile voneinander trennen. Niemand liest gern lange Texte ohne Abstände. Die Grußformel am Ende des Textes darf ruhig persönlich sein. Das althergebrachte "Mit freundlichen Grüßen" liest sich nicht immer gut, es sieht eher ein wenig antiquiert aus. Beziehen Sie sich lieber auf Ihre Kernkompetenz und bringen Sie eine individuelle Note in den Gruß.

Die Fußzeile bietet Platz für Ihre Firmenangaben. Die Angaben, die gesetzlich vorgeschrieben sind, gehören hierhin. Wenn Sie eine Briefpapier Vorlage für Rechnungen gestalten, ist die Fußzeile der richtige Ort für diese Angaben:

  • Bankverbindung
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Ihr vollständiger Name und Ihre vollständige Anschrift

Die DIN 5008 gibt darüber hinaus exakte Hinweise, wie die jeweiligen Abstände zum Rand des Papiers und die Zwischenzeilen beschaffen sein sollen. Besonders wichtig sind diese formalen Vorgaben, wenn die Briefpapier Vorlage in einem Fensterkuvert verschickt wird. So ist gewährleistet, dass sowohl die Anschrift des Empfängers als auch Ihre Adresse im Fenster gut sichtbar sind.

Auch für die Schriftart und die Schriftgröße gibt es Empfehlungen. Sie sind aber nicht verpflichtet, sich daran zu halten. Die Brief Vorlage, die Sie unter dem Stichwort DIN 5008 im Netz finden, ist ein gutes Hilfsmittel. Bedenken Sie jedoch, dass Sie Ihr Briefpapier und den Geschäftsbrief Aufbau an Ihre Corporate Identity anpassen können. Eine Empfehlung für die Schriftart ist sicher nicht verkehrt - Sie haben aber jederzeit die Freiheit, die Schrift zu verwenden, die Ihr Corporate Design widerspiegelt.



Das Papier - wichtiger, als Sie denken, wenn es um den Geschäftsbrief geht!

Die Wahl des Papiers sagt viel über Ihr Unternehmen aus. Sie können sich zwar für ein dünneres Papier mit einer Grammatur von 80 oder 90 g/m2 entscheiden. Einen besseren Eindruck macht ein dickeres Geschäftspapier, beginnend ab einer Grammatur von 105 g/m2. Das stabilere Papier wirkt hochwertig und edel. Bei printano erhalten Sie genau die Papiersorten, die zu Ihrem Unternehmen passen. Wir drucken Ihre Briefpapier Vorlage und setzen Ihre Designwünsche zuverlässig um. Unser Premium Briefpapier bietet die idealen Voraussetzungen, damit Ihre Briefpapier Vorlage gedruckt optimal zur Geltung kommt.

Das Team bei printano berät Sie gern in allen Fragen rund um das passende Geschäftspapier. Sie erhalten auf Wunsch auch Rat und Hilfe bei der Gestaltung Ihrer Briefpapier Vorlage. Nutzen Sie Ihren Wettbewerbsvorteil mit dem richtigen Geschäftspapier und einem guten Design Ihrer Briefpapier Vorlage!